E-zin

E-ZIN

Jak si efektivně plánovat práci

3. 10. 2015

Time management, plánování času, správa úkolů - můžeme to nazvat jakkoliv.  Snad každý se s tím v pracovním nebo osobním životě setkal. Efektivní plánování práce a času je věc, se kterou má spousta z nás problém. Všichni máme denně k dispozici stejné množství času a záleží tak jen na našich prioritách, jak ho strávíme. Stává se, že v neděli večer si naplánujeme práci na celý týden, ale v pátek odpoledne zoufáme nad nesplněnými úkoly. Je čas začít efektivně plánovat. A my vám poradíme jak.

Začátkem efektivního plánování je schopnost udělit úkolům priority a umět si úkoly rozplánovat dopředu na celý týden. Zvolte si 4 až 6 položek, které prostě musíte zvládnout, ať už je to dopsání seminární práce v rámci vašeho MBA studia nebo odbavení pracovních e-mailů, a udělte jim nejvyšší prioritu. Začněte přemýšlet a soustřeďte se na to nejdůležitější. Naplánujte si čas tak, abyste se dokázali na to nejdůležitější soustředit na začátku týdne a koncem týdne ubírat na náročnosti.

Začněte svůj den tím nejdůležitějším. Na rčení „první práce a potom zábava“ něco je. Jakmile budete mít splněny ty nejtěžší úkoly daného dne, užijete si více volno. Nezabývejte se tedy nepodstatnými mini úkoly, které odpoutávají vaši pozornost.

Prokrastinace:

Prokrastinace je nepříjemná vlastnost. Jde o výraznou tendenci odkládat plnění povinností a úkolů (zejména těch nepříjemných) na pozdější dobu. Může vyústit ve stres, pocit viny a ztrátu produktivity a dokonce představuje riziko pro vaše duševní zdraví.

Proto na prokrastinaci zapomeňte. Jakmile se totiž naučíte pořádku při studiu, bude se vám to hodit i v práci. Například studium MBA je časově náročné na psaní seminárních prací a skládání e-learningových testů. Je proto důležité si naplánovat, kdy a v jakém časovém rozsahu budete seminární práci psát nebo kdy budete absolvovat test a tento plán také dodržet.

Tipy pro efektivní plánování práce:

  • Naplánujte si na den pouze 4 až 5 hodin reálné práce. Vždy se najde něco, co vyplní zbývající čas (další práce, zábava, spánek…).
  • Pracujte více, když jste v pohodě, když se vám daří, a odpočívejte, když se vám nedaří.
  • Tzv. multitasking (pracovat na více úkolech současně) vám nepomůže dokončit věci rychleji, spíše naopak.
  • Pokud lze úkol rozdělit na část „přemýšlecí“ a část realizační, tak si jej rozdělte a věnujte se každé části samostatně a naplno.
  • Časově si seskupte podobné druhy práce – např. telefonní hovory, práce s emaily atd.

Nastavte si pro všechny úkoly nějaké deadliny. Dokážete se pak lépe soustředit a být více produktivní.