Webové stránky používají k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie.

5 důvodů proč jsou manažeři zahlceni emaily

Pro všechny kdo mají kancelářskou práci je email nejpoužívanějším prosředkem komunikace. Průměrný pracovník kanceláře dostane okolo 121 emailů denně. Pokud počítáme se standardní pracovní dobou 8 hodin, tak by to znamenalo, že člověku zabere asi hodinu přečíst a zprocesovat zhruba 15 emailů, což nenechává moc prostoru pro “opravdovou” práci.

Původně byl email využíván jako nástroj produktivity. Ale s dnešní frekvencí emailů je stále více a více asociován s rozptýlením než s produktivitou práce. Neustále rozptýlení má na produktivitu negativní vliv - je těžší soustředit se na dokončení úkolů, i pokud je osoba velmi zdatná ve zvládání více věcí najednou. Na druhou stranu může ignorace emailů vést ke vzniku restů, což způsobuje frustraci a stres. 

Přestože existuje několik taktik jak dosáhnout dobrého time managementu ke zvládání emailů, je důležité analyzovat též zdroj problému a pokládat si otázku proč manažeři mají takovou nálož emailů? Zde je pět možných vysvětlení. 

 

Manažeři často čtou emaily a myslí si: “Proč jsem v kopii tohoto mailu?”. Odpověď na tuto otázku je, že se pravděpodobně stali obětí emailů typu “Odpovědět všem” a “Pro tvou informaci”. Možná mají jejich spolupracovníci nebo zaměstnanci zvyk komunikovat až příliš. Možná ale také cítí, že MUSÍ zahrnout jejich manažera ve veškeré komunikaci. To je znamení toho, že zvolená filozofie práce nefunguje. Nikdo nepotřebuje mikromanažera. 

Experti radí manažerům přestat mít strach nechat se vynechat z komunikace, která se jich nutně netýká. Je důležité naučit se nechat věci plynou pro ušetření času a vyčištění své emailové schránky. 

Pokud se po manažerovi v řetězu emailu nepožaduje akce, měl by vysvětlit proč nepotřebuje být v kopii emailu. Měl by být srozuměn pouze s konečným výsledkem nebo v případě krize. Jedno z pravidel efektivní komunikace je respektovat čas všech zúčastněných. 

 

Strategie interní komunikace je potřebná ve velkých korporacích i v malém podniku s několika zaměstnanci. Součástí této strategie by měla být i úprava emailové komunikace. Efektivní emailová pravidla podporují pozitivní, produktivní komunikaci, chrání podnik před právní odpovědností a narušením bezpečnosti a slouží jako vodátko pro adekvátní emailovou komunikaci. Přestože se na první pohled může zdát, že manažeři ví, co by měla efektivní emailová komunikace obsahovat, nemusí to tak vždy být a ostatní ani nemusí sdílet stejný názor. Proto mají vnitřní pokyny pro emailovou komunikaci své místo. 

 

Existují manažeři, kteří nikdy nevypnou automatické odpovědi, když nejsou schopni dostat se do svého mailboxu, což nevyhnutelně vede k přeplněné schránce s přijatou poštou. Jedno z pravidel efektivní komunikace je to, že je vhodné (i z hlediska etikety) nastavit “out of office” odpověď pokaždé, když není manažer schopen na maily odpovídat, a to i tehdy, když má manažer náročný den. V případě meetingů, auditu, nebo jiné důležité události, je vhodné nastavit si OOO (out-of-office, mimo kancelář) zprávu.

 

Čím více mailů je posláno, tím více je jich obdrženo. Pokud manažer sám není dobrým příkladem pro ostatní v oblasti emailů, nemůže očekávat, že budou zvládat emaily i ostatní. 

Experti radí manažerům stanovit si pravidlo, že by měli a budou posílat emaily jenom pokud je to nutné. Emaily by neměly být používány jako náhrada chatu s jednoslovnými zprávami (jako “Děkuji”). Na druhé straně není email komunikačním nástrojem, prostřednictvím kterého by se měly rešit komplexní problémy. Manažeři by se měli vyhnout složitému vyhledávání a scrollování mailů k hledání informací. Místo toho je doporučeno domluvit si schůzku nebo hovor a diskutovat. 

 

Přehršel emailů je většinou jen symptomem hlubšího problému. Nedostatek jasných  a efektivních protokolů vytvářejí matoucí emailovou komunikaci. Pokud má organizace vágní rozhodovací procesy a lidé si nejsou jistí, kdo je zodpovědný za který úkol, tak pravděpodobně zahltí lidi emaily a žádostmi o meeting. Dalším příčinou za příliš mnoho maily je to, že je toho na manažera moc. Neefektivní alokace zdrojů, stejně jako nedostatky v delegaci úkolů poté vyústí v přetížení emailové schránky a samotného manažera. 

Přestože existuje mnoho metod výměny informací, emailům se nevyhneme. Nárůst počtu poslaných a obdržených business nebo komerčních emailů za den by se koncem roku 2023 měl odhadem zvýšit na 347 miliard. To však neznamená, že by se manažer měl potýkat s přeplněnou schránkou. Je však vhodné odhalit kořeny problému přetížené emailové schránky. 

Nenechte se ovládat přeplněnou schránkou. Pokud jste si tento článek přečetli a našli se v některém z pěti bodů, je možná na čase zvážit outsourcovat část své práce. 

Pročištění své schránky a svého rozvrhu tak, abyste se mohli soustředit na opravdovou práci je s pomocí možné a snadné. Tuto pomoc najdete ve formě poskytovatelů služeb. 

Zenos je administrativní a marketingový poskytovatel podporu. Organizace pomáhá malým a středním podnikům nasměrovat svůj business převzetím agendy, která není klíčová, a to za skvělou cenu, s flexibilním a bezstresovým, Zen přístupem. Zjistěte více a pobavte se s námi o tom, jak vám můžeme pomoct. Můžete kontaktovat Enu Fejzagič Livančič na efl@zen-os.com

 

Zenos: udělejte si čas pro své podnikání. Papírování nechte na nás. 

 

http://www.zen-os.com/

 

 

  • Sdílet článek

Přihlásit se do studenstské sekce